elektronické docházkové systémy

Spolehlivé elektronické docházkové systémy jsou dnes již běžnou výbavou i těch nejmenších firem. Přesto je elektronická docházka občas nedoceněnou součástí informačního systému firmy.

V principu je předmětem elektronického docházkového systému naplnění základní povinnosti zaměstnavatele – sledovat odpracovanou dobu zaměstnance a tato data ukládat a zpracovávat jako podklady pro tvorbu mzdy a další náležitosti. V nejjednodušším případě se jedná o vhodně umístěný terminál, na kterém si zaměstnanec pomocí nějakého identifikátoru zaznamenává Příchod či Odchod z práce. Pro kompletní evidenci je pak nutné umožnit zadávání různých typů přerušení pracovní doby (dovolená, služební cesta, nemoc atp.) – to se řeší terminály s možností zadávání těchto důvodů na displeji nebo tlačítky.

Je také nutné si v úvodu definovat, co pod pojmem elektronický docházkový systém očekává zákazník. Zda jde o vlastní sběr dat o docházce (kdy byl, kdy ne a proč), anebo kompletní systém i se zpracováním podkladů pro mzdy (potvrzené důvody nepřítomnosti, dořešené přesčasy aj.

Elektronický docházkový systém – jak již vyplývá z názvu – identifikuje zaměstnance elektronicky. Což ještě neznamená, že samotný identifikátor musí být nutně elektronický – používá se i čárový kód nebo pouhý PIN.

Jako Identifikátory v elektronickém docházkovém systému jsou použitelné (viz výše) i čárové kódy, QR kódy, případně i PIN. Jsou velmi levné, snadno se vydávají (dají se zaslat poštou, mailem, SMS aj.
To je ale zároveň jejich základní omezení – bezpečnost takového identifikátoru je velmi nízká, jsou snadno defraudovatelné, lze je kopírovat atp. Na druhé straně pro samotnou elektronickou evidenci docházky to většinou nevadí.
Jiná situace nastane, když je elektronický docházkový systém součástí přístupového systému, kde již na bezpečnosti záleží (ostatně – proto se nasazuje J. Zde je nejčastěji pro elektronickou identifikaci používána rfid (radiofrekvenční identifikátor) karta nebo přívěšek. Používány jsou i biometrické snímače (otisk prstu, dlaně, krevní řečiště, biometrie obličeje atp.). Jejich nasazení je však diskutabilní a hodí se dle našeho názoru spíše jako bezpečností doplněk pro oblasti s vyšší mírou zabezpečení. Je zde také nutné řešit jejich nasazení v rámci pravidel GDPR.
Rfid identifikátory elektronického docházkového systému umožňují ověřit zaměstnance pouhým přiblížením identifikátoru ke čtečce, podle typu na vzdálenost centimetrů až desítky centimetrů, ale i metrů (pro vozidla nebo speciální provozy).

Elektronický docházkový systém jako součást elektronické identifikace zaměstnanců má mnoho možných vazeb. Často je docházka součástí přístupové kontroly, typicky v případech, kdy průchod turniketem do závodu zároveň eviduje docházku zaměstnanců. Nemusí tomu tak být vždy – mnohdy je elektronický docházkový systém funkční až na samotném pracovišti, místě výkonu práce, a průchod turniketem znamená ověřené oprávnění ke vstupu do areálu a není zahájením pracovního výkonu. Ale ve větších firmách je často informace pro vedoucí směny, že zaměstnanec je již v areálu a může s ním počítat na začátek směny. V opačném případě tak má včasnou informaci o očekávatelné absenci nebo pozdním příchodu…

Další variantou elektronického docházkového systému jsou mobilní terminály – docházku, zahájení a ukončení pracovního výkonu – lze tak sledovat na místě výkonu práce. To je výhodné zvláště tam, kde se výkon odehrává např. u zákazníků nebo kdekoliv v prostoru (servisní zásahy na instalovaných zařízeních v poli atp.). S použitím mobilního terminálu, který může být nahrazen i běžným mobilním telefonem, lze systém i „otočit“ – zaměstnanec přikládá mobil k identifikátoru, který je nedílně spojen se servisovaným zařízením – je tak v elektronickém docházkovém systému evidováno kdo (majitel telefonu) kdy a kde (identifikátor připevněný na konkrétním zařízení, případně i lokalizace GPS).