správa dokumentů - řízená správa dokumentů v systému Infor LN

Správa dokumentů v systému Infor LN je klíčový proces, který je součástí celého podnikového informačního systému. Cílem tohoto procesu je spravovat elektronické dokumenty jak ve vazbě na ERP systém, tak nezávisle. Proto je DMS (Document Management System) součástí prostředí Infor OS (Infor Operating Services), které poskytuje služby všem aplikacím integrovaným v podnikovém informačním systému.

Správa dokumentů má dvojí roli. Jednak poskytuje obecné DMS řešení všem uživatelům podnikového informačního systému, ale také vytváří a spravuje vazby mezi uloženými dokumenty a podnikovým ERP systémem Infor LN.

Správa dokumentů umožňuje práci s různými typy elektronických dokumentů a souborů. Ke každému dokumentu eviduje jeho vlastnosti jako např. autora, datum vzniku, datum poslední změny atd. Dále správa dokumentů může evidovat atributy každé souboru, které jsou uživatelsky nastavitelné a formou metadat mohou blíže specifikovat daný dokument. To je výhodné zejména při vyhledávání a třídění dokumentů. Další položkou správy dokumentů je historie dokumentu, která eviduje všechny verze daného souboru. Pokud je verzování zapnuto, automaticky se při změně dokumentu vytváří jeho nová verze. Důležitou součástí správy dokumentů je zabezpečení přístupu k dokumentu, kde je nastavena úroveň přístupu pro jednotlivé skupiny uživatelů.

Správa dokumentů usnadňuje přístup k informacím i pomocí fulltextového vyhledávání.

Správa dokumentů ve vazbě na Infor LN umožňuje vkládání dokumentů přímo v úlohách ERP systému Infor LN. Takto vložený dokument má automaticky nastaveno vazbu na daný objekt v ERP systému a díky tomu je v tomto systému přístupný nejen na konkrétním záznamu, kde vznikl, ale všude, kde se s daným záznamem pracuje. Pokud např. vložím dokument ke kartě materiálu, pak bude tento dokument přístupný všude, kde se s daným materiálem pracuje, ať už je to objednávka, kusovník nebo výrobní zakázka.

Práce s dokumenty může probíhat i automaticky. Pomocí nastavených workflow lze automatizovat ukládání dokumentů nebo třeba jejich správu a schvalování. Příkladem může být automatické uložení faktury a její přiřazení k záznamu v ERP systému a její následné schvalování.

Správa dokumentů podporuje i OCR vytěžování dat z elektronických dokumentů a jejich následné automatické zpracování.

Správa dokumentů je proces, který v systému Infor LN přináší uživatelům vysokou přidanou hodnotu tím, že integruje řízení strukturovaných dat v ERP s nestrukturovanými daty v DMS. Díky správě dokumentů mají uživatelé Infor LN k dispozici komplexní informaci potřebnou pro řízení firmy.

V systému Infor LN je správa dokumentů klíčovým procesem, který umožňuje efektivně pracovat s informacemi důležitými pro řízení firmy.